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企业如何正确转型采购智能化

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发表于 2016-7-28 11:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
随着企业信息化管理日益普及,一直依赖人力的采购管理也渐渐开始了智能化管理进程,但对首次试水管理软件的企业来说,如何选择一个合适的采购管理软件,是一个颇为苦恼的问题。为此,小编结合企业采购需求和管理问题,为准备入手采购管理软件的企业支支招。

  在企业的运营中,采购工作是非常重要的一个环节,采购的效率、成本、进度等因素直接影响后续一系列工作,那么,选择采购软件需要进行哪些方面的考量呢?

  首先,采购软件要简单易用。有些公司花大力气上线企业管理软件,演示时功能强大,好像无所不能的管理软件在正式投入使用时却屡屡碰壁,原因就在软件使用不便,员工不适应产品的操作,又回到原本的人工管理模式,导致管理系统被荒废,白白浪费企业资源。因此,在选型时要注意管理软件的易操作、易管理性,使用上简单方便的采购管理软件才更容易被采购等相关人员接纳,才能更好地体现管理软件提高工作效率的作用。

  第二,打破沟通壁垒,资源共享很重要。采购工作涉及到销售、商务、财务、仓库等多个不同部门,而采购信息零散地掌握在每个环节负责人的手上,需要多个部门不断地进行沟通、协作才能够顺利完成工作。不但工作量大,而且沟通效率低。因此,选择能够将不同部门人员整合到一个平台上开展工作,在线沟通、对话,实现信息自动流转、资源共享的采购软件,可以帮助企业改变以往采购工作沟通效率低下的问题,让采购进度变得清晰可控。

  第三,智能分析减轻人力资源压力。以往财务人员需要通过不同部门上报的数据,手工统计不同采购任务所属项目成本,数据量大且容易出现差错。有些采购软件通过内置智能分析系统,能够自动分析各项采购数据并提供统计报表,如通过提取采购订单基础数据,自动统计下一个周期内预计给供应商的付款,方便财务准备现金流;利用供应商的交付信息,统计出交易额前十的供应商,或者当前待付款排名前十的供应商等等。管理层可以做到实时监控,实现采购流程透明化,减少因数据失误导致的供应链问题。

  最后,软件的成本与安全问题也不容忽视。在选型时,过多追求大品牌,高成本的软件不是最佳选择,真正切合企业需要的采购软件才能真正体现出它特有的价值。同时,盲目相信免费的产品也不是好事,天底下没有免费的午餐,所谓免费的软件可能在功能上有漏洞,安全性能无法保证,随时都有信息泄露的危险。尤其对于采购软件,保密性是相当重要的。适当的成本是必须的,只有确保信息安全,使用上才能更放心,花费出去的成本才能真正体现出价值。目前市场上基于网络、无需安装的企业管理系统受到不少企业欢迎,例如8Manage SPM(采购与供应商管理系统),它是集采购、供应、招投标等功能于一体的管理软件,所有功能都只在一个系统上完成,实现信息共享,避免了不同系统之间数据脱节的问题,操作起来更方便快捷,而且8Manage SPM提供的报表工具,能够从多个维度,为企业及采购相关人员提供各种数据分析。

  随着云服务的不断发展,除了传统的通过购买形式来选用采购系统之外,越来越多的企业将会更多地选择租用系统来促进公司内部的信息化管理。采购与供应商管理系统可以通过租用形式进行使用,8Manage特有的租赁模式能够大大减轻企业的预算负担,这对于中小企业来说,是一个不错的选择。此外,8Manage还提供自主客制化的私有云、公有云等不同的云服务,让企业的数据安全更有保障。

  企业应用管理软件的本质是为了让企业管理更简单、高效,对于采购系统来说,更是如此。如何帮助采购及管理人员更快捷高效地进行采购工作,并为管理层提供决策支持。才是采购管理系统的必要所在。

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